Destrucción segura de soportes y documentos de acuerdo a la normativa de protección de datos personales.
En la legislación referente a protección de datos obliga, en ciertos casos, a la eliminación definitiva de la documentación que contiene información confidencial. ¿Esto qué quiere decir?, pues bien, uno de los aspectos importantes a tener en cuenta es que dichos documentos o los soportes en los cuales se almacena la información, no pueden ser arrojados directamente a la basura sino que se deberá destruir de un modo seguro y dentro del marco de la Ley.
Entre los motivos por los cuales se puede presentar la necesidad de destruir documentación nos encontramos: archivos obsoletos, documentación prescrita, expurgo, por traslado de domicilio de la empresa, por cese de actividad o necesidades de espacio.
Entre los motivos que nos podemos encontrar para la destrucción de documentos se encuentran:
Destrucción de documentos por seguridad
Para que dicha información no pueda llegar a manos de nuestra competencia o terceras empresas.
Destrucción de documentos por cumplimiento de la ley
La ley establece que una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento.
Destrucción de documentos por motivos económicos
En este punto nos encontramos que por un lado los documentos ocupan espacio de almacenamiento y requiere de personal que se encargue de la gestión de dicha información, por lo cual deshacernos de estos documentos nos ayudará a rebajar nuestra factura. Y en cuanto a los motivos económicos de contar con una empresa especializada, hay que tener en cuenta que la destrucción de documentos triturados de forma individual es un proceso lento y costoso en cuanto a tiempo y recursos empleados.
Destrucción de documentos por motivos medioambientales
En el caso de tratarse de soporte papel, hay que tener en cuenta que el reciclaje de cada tonelada de papel equivale a salvar 17 árboles.
Qué nos debe ofrecer una empresa especializada en destrucción de documentación:
- Contrato de prestación de servicio donde se recogerá las condiciones en las que la empresa se compromete a realizar el servicio.
- Certificado de destrucción
- Tener en cuenta si la destrucción de la información se realizará en instalaciones propias y apropiadas
- Contar con personal propio cualificado
- Confidencialidad y seguridad
- Protocolos de actuación que garantizan la trazabilidad y seguridad de sus procesos de destrucción.
- Posibilidad de destrucción “in situ” (en casa del cliente)
- El papel triturado será entregado a un gestor autorizado de residuos para su reciclaje.
- Certificado de Reciclaje.
Un punto importante a tener en cuenta es que el certificado de destrucción segura y confidencial, deberá constar los procedimientos o mecanismos adoptados y el momento en que se efectuó la destrucción definitiva.